Какие документы нужны для сдачи документов в архив

Какие документы нужны для сдачи документов в архив

Как сдать свои документы в госархив?


изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение) и оформляется договором между собственником (или владельцем) архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником (или владельцем) архивных документов. Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива? Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций – источников комплектования архива.
Эта работа проводится по следующему алгоритму: Проводится выявление новых

Порядок архивирования документов в организации

Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения.

Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам. Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля: индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела; заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;

Передаем дела в архив по всем правилам

При этом никто не знает, как это нужно делать.

Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы. Работники же заниматься оформлением не желают. Так кто прав? Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива–Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании. Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах.

Как грамотно осуществить сдачу документов в архив организации подробно приведено в п.3.7.25 Основных правил: 3.7.25.

Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения.

Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы. Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией.

Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания.

Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

1. Экспертиза научно-практической ценности

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу.

При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение. 2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника.

Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д.

Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника. 3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу.

Что важно знать о подготовке документов для сдачи в архив

Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения.

Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон от 22 октября 2004 г.

Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать

Как правильно оформить документы для сдачи в архив?

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы.

№ 125-ФЗ. – Примеч. ред.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью. Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью.
При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту (по фамилиям авторов и корреспондентов).

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Такое оформление предусматривает: — подшивку или переплет дела (для этого из документов удаляют металлические скрепления и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя

Сдача документов в архив

Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись.

В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета. По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив.

Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

Вам будет интересно...